Ecofatura. Agilizar tarefas administrativas, reduzir custos e otimizar processos

Por Francisco Maurício, Technical Manager na Generix Portugal

Tem noção do tempo perdido na execução de determinadas tarefas administrativas? Refiro-me, por exemplo, às horas gastas a rececionar e inserir manualmente os dados nas faturas, para não falar na quantidade diária de papel desperdiçado e, por sua vez, no quão isto é prejudicial para o meio ambiente…

Pode ser incómodo levantar determinadas questões, mas muitas vezes é necessário parar e perceber onde se pode poupar tempo e ganhar eficiência.

A verdade é que faturar não tem necessariamente de ser uma tarefa que consuma tempo e custos em demasia. Existem no mercado soluções funcionais, flexíveis, fáceis de consultar, seguras, sem o tal recurso a papel e com a mais-valia de serem amigas do ambiente.

Num contexto tão competitivo como aquele em que atuamos, temos que estar atentos para ganhar vantagem competitiva e, assim, manter o crescimento do negócio sustentável. Não se pode perder o foco sobre a atividade principal da empresa!

Perante a quantidade de papel e documentos produzidos dentro das empresas, surgem alguns desafios, entres os quais: Como conseguir reduzir os custos associados às tarefas de gestão administrativa? Como libertar tempo dos colaboradores para a realização de outras tarefas consideradas centrais para a empresa?

A resposta é dada pela solução Ecofatura, através da qual se consegue eliminar o papel e reduzir 75% dos custos. Trata-se de uma ferramenta que permite a todo o tipo de empresas partilhar com a sua carteira de clientes os benefícios da fatura eletrónica. Ou seja, é um serviço totalmente seguro e confidencial que contribui para a automatização de processos e agilização das tarefas administrativas nas empresas. Como? Através da desmaterialização legal das faturas, eliminando desta forma os custos associados ao suporte em papel.

No atual contexto económico e empresarial, as soluções disponibilizadas no mercado têm de adaptar às necessidades de cada cliente e garantir ganhos ao nível da eficiência de processos e redução de custos. O serviço Ecofatura preenche estes requisitos, oferecendo inúmeros benefícios, como uma simples e rápida implementação, garantia de máxima confidencialidade da informação, o facto de ser uma tecnologia SaaS (Software como serviço), rapidez na comunicação, controlo e prevenção de extravios, diminuição nos prazos de pagamento, desmaterialização de 100% das faturas e retorno imediato do investimento.

Foi em 2016 que assistimos a um aumento da procura, por parte das empresas, das soluções de faturação eletrónica. Nessa altura, o mercado cresceu e vários milhares de empresas adotaram este tipo de solução. No entanto, penso que ainda há muito por onde crescer. Sem dúvida alguma que, todos juntos, temos vindo a contribuir para a massificação e adoção da fatura eletrónica, mas esta utilização não representa mais de 5% do total de faturas emitidas em Portugal.

É vital a implementação de soluções tecnológicas e de colaboração entre empresas e, no caso da Ecofatura, há que realçar tudo aquilo que ela possibilita: por um lado, a redução do tempo de emissão de faturas, dos custos em torno do processo de faturação e dos erros de digitação de dados, e por outro, um aumento de produtividade e foco no negócio. A questão ambiental é igualmente relevante e não nos podemos esquecer que é responsabilidade de todos os cidadãos contribuir para preservar o equilíbrio entre a sua atividade diária e o meio ambiente.

Tudo razões mais que válidas para apostar neste tipo de serviço de fácil utilização e que vai ajudar na otimização do rendimento global da sua empresa e, por consequência, na satisfação das necessidades dos seus clientes!