Releasing cash from within – Estratégias de optimização do working capital

A liquidez volta a estar na agenda
As necessidades de fundo de maneio (working capital), maioritariamente associadas aos prazos de recebimento/ pagamento e níveis de stock, sempre constituíram uma variável essencial na gestão da liquidez de um negócio. Contudo, o contexto económico-financeiro actual aumentou exponencialmente a sua importância, nomeadamente em Portugal onde o risco da dívida soberana tem influenciado a capacidade e a actuação das nossas instituições financeiras.

De uma forma geral, as empresas têm vindo a sofrer um agravamento da acessibilidade e do custo do seu financiamento, verificando-se desde o final de 2010 um intensificar das exigências e limitações impostas pelas instituições financeiras. Adicionalmente, o abrandamento da economia, por via da estagnação de vendas, amplifica o peso dos custos financeiros e dificulta a amortização de dívida.

Neste cenário, a redução do working capital, como fonte interna de financiamento, volta a ser uma tendência.

O caso das empresas de bens de consumo
As empresas de bens de consumo têm intensificado esforços de optimização de working capital, com especial foco na redução dos prazos de recebimento.

O aumento do peso e da capacidade negocial da Grande Distribuição, em simultâneo com o crescente risco de crédito dos pequenos retalhistas e do canal horeca, têm contribuído para uma maior pressão sobre os prazos de recebimento. Num mercado com bastantes restrições à alteração das condições e termos de pagamento negociados, principalmente com a Grande Distribuição, verifica-se que é nos seus processos de execução e controlo que as empresas apresentam as maiores oportunidades de melhoria. Desde o momento da venda, ou acordo comercial, até ao pagamento da factura, diferentes intervenientes têm um papel chave na execução de “perfect orders” que permitam o recebimento nos prazos acordados:

• Carregamento das condições correctas nos sistemas de venda e facturação por parte dos vendedores/ comerciais;

• Capacidade de antecipação do “customer service” em relação a diferenças ou irregularidades nas encomendas processadas;

• Nível de serviço dos operadores de transporte e acompanhamento por parte da área de logística;

• Pro-actividade e controlo por parte da área financeira na identificação e resolução de diferenças.

As pequenas irregularidades ao longo do processo podem gerar bloqueios de facturas ou débitos por parte dos clientes, alargando o prazo de recebimento face ao acordado. É comum encontrar casos onde a resolução de divergências ultrapassa em mais de 30 dias o vencimento das facturas, e muitas vezes o bloqueio resulta de diferenças em menos de 5% do valor da factura.

Com a pressão sobre a sua tesouraria, os fornecedores concedem actualmente descontos financeiros que podem superar o equivalente a taxas anuais de 20%, não conseguindo, no entanto, o impacto desejado ao nível da antecipação dos recebimentos. O reduzido aproveitamento dos descontos financeiros, assim como a reduzida utilização das soluções financeiras de confirming, são sintomas das dificuldades dos fornecedores em facturar sem divergências e dos clientes em reconciliar atempadamente as facturas recepcionadas. Em resumo, os aspectos processuais estão a dificultar a conciliação de interesses entre clientes e fornecedores.

As soluções
Com base na experiência acumulada da Deloitte em projectos de optimização de working capital, podemos expor um resumo das principais lessons learned:

• Medição – Tudo o que se mede melhora. Torne a optimização do working capital um assunto visível na organização. Efectue uma medição exaustiva e sistemática das diferentes componentes e contribuições para a optimização do fundo de maneio necessário.

• Detalhe – O working capital é o resultado de inúmeros componentes, não se esgotando nos prazos acordados e stocks mínimos. O timing de facturação, a dedução de IVA das facturas recebidas (muitas vezes postecipada em virtude das facturas circularem na organização demasiado tempo até aprovação), o float dos meios de pagamento utilizados são exemplos de factores que em conjunto, e com maior facilidade de actuação, têm uma contribuição relevante na redução do capital empregue. A título de exemplo, num projecto típico o working capital é decomposto e analisado em mais de 20 rubricas.

• Contribuição – Todos os departamentos podem contribuir. Torne a optimização de working capital um assunto urgente. Envolva a toda organização de modo a implementar medidas imediatas e sustentáveis.

A optimização do working capital é uma medida que deve ser enraizada na cultura organizacional e de onde é possível obter ganhos significativos, libertando fundos para investimento ou redução de dívida. Tendo em consideração os diferentes aspectos onde é possível actuar, e ao contrário do que se possa pensar, as medidas de optimização não implicam necessariamente um conflito de interesse entre fornecedores e clientes.

Nelson Fontainhas, Senior Manager da Deloitte, [email protected]