Auditorias 2ª parte: ferramenta essencial para a Qualificação de Fornecedores

A queda das barreiras comerciais de diferentes produtos importados tornou-se inevitável com o aprofundamento da globalização. Esta abertura de mercados globais traz um risco natural e proeminente: a facilidade de aquisição e os custos reduzidos podem levar à aquisição de produtos de qualidade duvidosa.

Acontece que a oferta crescente, o aumento do nível de exigência do consumidor e a cultura da qualidade não permitem aceitar os mesmos níveis de defeitos que eram aceites no passado. As empresas necessitam de cometer o menor número de erros possíveis, apresentar menos defeitos e, consequentemente, receber menos reclamações. O processo de selecção e de qualificação de fornecedores é, neste contexto, uma ferramenta poderosa para a avaliação do serviço prestado às empresas pelos seus fornecedores. Conhecer bem as potencialidades e as restrições de um fornecedor propicia um processo de desenvolvimento e negociação mais orientado para o sucesso, evitando que se negociem contratos baseados na prática simplista da concorrência de preços.

A qualificação de fornecedores pode ser executada através de Auditorias de 2ª Parte que se baseiam em Check-Lists elaboradas pela empresa importadora ou em parceria com uma Empresa Auditora, que irá verificar, no local (fábrica, local de (des)carga, etc.), se o fornecedor cumpre todos os requisitos necessários. Denominam-se “de 2ª Parte”, pois são auditorias levadas a cabo em nome da empresa cliente.

Nestas auditorias são avaliadas áreas operacionais e de suporte ao negócio como: organização e qualificação dos recursos humanos; cumprimento da legislação relativa ao produto/embalagem do país importador; gestão e controlo da qualidade; política ambiental; localização e acessos ás instalações; concepção e desenvolvimento do produto; compras; aprovisionamento; recepção de matérias-primas; produção e acondicionamento do produto final; condições do trabalho (segurança, higiene, limpeza); expedição e tratamento de reclamações.

Estes são, entre outros, os pontos que podem ser auditados nas empresas fornecedoras, conseguindo-se desta forma uma relação de maior confiança com essas empresas e, consequentemente, potenciar os produtos com uma maior qualidade, minimizando os riscos.

Adicionalmente a estas auditorias, podem ser levadas a cabo inspecções ao próprio produto que envolvam, entre outras medidas, inspecções físicas durante e/ou após a produção, selecção de amostras para análises em laboratórios, etc..

As Auditorias de 2ª Parte para Qualificação de Fornecedores têm, normalmente, uma duração média de um dia. No entanto, esta duração depende de factores essencialmente relacionados com a dimensão das instalações, complexidade das actividades e a dimensão das próprias encomendas. Após estabelecida a Check-List a utilizar, os procedimentos durante a auditoria são os seguintes:

• Abertura: reunião onde o auditor explica à empresa auditada (fornecedor) quais os objectivos da mesma (plano previamente estabelecido com o seu cliente);

• Realização da Auditoria: visita à empresa com os responsáveis da mesma, com o intuito de avaliar todos os pontos da Check-List, incluindo toda a verificação documental necessária para preenchimento da mesma;

• Fecho da Auditoria: Reunião com os responsáveis da empresa onde, em caso de detecção de não conformidades, estas são sumariadas e é estabelecido um plano de acções correctivas, com prazos e objectivos de concretização;

• Realização do Relatório de Auditoria: Após a conclusão da auditoria, o relatório será enviado para a empresa importadora num prazo a acordar, após a data de realização da mesma. Este relatório poderá, inclusivamente, ser enviado juntamente com um relatório fotográfico descrevendo determinados aspectos da empresa auditada, caso tal tenha sido previamente acordado com a mesma.

As Auditorias de 2ª Parte para Qualificação de Fornecedores constituem uma mais-valia para qualquer empresa que tenha como objectivo primar pela qualidade e sucesso da sua organização, pois permitem às empresas seleccionarem com maior rigor um conjunto de fornecedores que apresente serviços/produtos adequados às suas necessidades, garantindo que cumprem requisitos fundamentais, quer a nível de legislação quer a níveis organizacionais e de qualidade. Desta forma, são minimizados potenciais riscos no negócio (ex. má qualidade dos produtos/serviços podem fazer com que uma empresa tenha prejuízos avultados) e podem ser assegurados índices de qualidade dos produtos/serviços de acordo com os requisitos exigidos.

Marco Leite, Técnico Auditor/Inspector Consumer Testing Services, Grupo SGS Portugal