Onde está a mercadoria?

O furto interno, externo ou os erros administrativos são as principais causas da perda desconhecida. Saber identificá-las e preveni-las torna-se fulcral para uma boa gestão e, consequentemente, gerar mais lucros para a empresa…

As perdas na cadeia de abastecimento geram prejuízos incalculáveis às empresas. Saber quais os pontos críticos durante todo o processo, desde que o artigo sai do produtor até chegar às prateleiras das lojas é crucial para marcar a diferença.

O furto, pela mão dos empregados da empresa ou por alguém alheio à companhia, e os erros administrativos são os motivos principais para o desaparecimento de produto. Controlar essas percas é a chave para um bom negócio e nesse sentido é imperativo conhecer os lugares mais susceptíveis da cadeia de abastecimento e as principais áreas de actuação, e ter na sua posse as melhores ferramentas para controlar a perda desconhecida.

O PERIGO MORA CÁ DENTRO

A ocasião faz o ladrão. Apesar de estar a decrescer, o furto praticado por funcionários da empresa ou prestadores de serviços é uma das principais causas da perda desconhecida. Este comportamento por parte dos colaboradores tem várias origens que se prendem com o nível de implicação, envolvimento e motivação no ambiente laboral, ou até mesmo com a política de recursos humanos e de contratação como, por exemplo, a duração dos contratos, rotação do pessoal ou remunerações.

Na cadeia de abastecimento, os pontos mais críticos, ou seja onde ocorrem mais furtos pela mão de funcionários, residem nas encomendas nas quais não é possível controlar o conteúdo na sua entrega e aquelas que não se sabe qual o teor exacto. Os artigos de valor, novos no mercado, fáceis de vender, que não sejam muito grandes, são os mais atraentes aos olhos dos empregados com intenções duvidosas.

A entidade empregadora não deverá desvalorizar a disponibilidade dos seus funcionários para estes actos. É aconselhável estabelecer normas de funcionamento interno para os procedimentos mais críticos, assim como uma avaliação e acompanhamento das mesmas. Desenvolver medidas de prevenção e controlo dos produtos e nomear responsáveis pela sua aplicação. Fazer o empregado sentir que o comportamento desonesto terá consequências.

“A empresa é a minha casa” deverá ser um conceito bem trabalhado pela entidade empregadora. Para tal, deverá ser fomentada a cultura empresarial, integração do empregado e a aplicação de uma boa política de recursos humanos.

MAS TAMBÉM LÁ FORA…

Outro factor bastante relevante para a perda desconhecida na cadeia de abastecimento é o furto externo, ou seja, intrusão e roubo de mercadorias durante o seu transporte desde o ponto de origem até ao destino final.

As operações de transporte estão sujeitas a uma série de procedimentos de elevado risco como, por exemplo, a carga, descarga e entregas. Além disso, deve ter-se em conta que as acções de furto costumam acontecer com a cumplicidade das pessoas que têm acesso à mercadoria, quer sejam internas quer externas à organização.

Para controlar e prevenir o furto externo recomenda-se

• Controlo de edifícios – O acesso às instalações por pessoas e veículos alheios deve ser controlado, através da atribuição de acreditações e distintivos nas viaturas. Todos os empregados que tenham acesso às instalações devem ter um cartão de identificação e o número de entradas e saídas deve ser limitado. As portas devem ser permanentemente vigiadas e o edifício limitado por cercas. O estacionamento deve estar sinalizado e aconselha-se que os veículos dos empregados fiquem longe dos edifícios. Para finalizar, as instalações devem estar bem iluminadas.

• Controlo de mercadorias – Não permitir que estacionem veículos particulares nas zonas de cargas e descarga ou nas redondezas dos edifícios onde é armazenado produto. As zonas mais críticas devem estar sempre vigiadas e as mercadorias de maior valor deverão ser guardadas em locais especialmente seguros, onde todos os movimentos devem ser registados.

• O camionista – Figura fundamental neste processo, o seu papel passa por estar sempre presente durante a carga e descarga da mercadoria e assegurar-se que o que transporta corresponde ao que figura na nota de entrega.

• Tecnologia de controlo e prevenção durante o transporte – O Global Positioning System, mais conhecido como GPS, poderá ser o melhor amigo da empresa transportadora, uma vez que permite um acompanhamento do movimento de cargas, disponibiliza informações precisas sobre o local, a situação de envios e se são utilizados alarmes para detectar se a carga do veículo foi violada. Além disso, a carga ou o camião devem ser selados. A quem recebe a mercadoria cabe o papel de certificar-se que os selos não foram manipulados e os números do selo estão correctos.

• Tecnologia de controlo e prevenção na cadeia de abastecimento – É fundamental o investimento em alarmes de detecção nas entradas e saídas, assim como num Circuito Fechado de Televisão.

QUANDO A PAPELADA ATRAPALHA…

A perda desconhecida também pode ter origem não intencional. É o que acontece quando há erros de gestão na cadeia de abastecimento, que não são detectados e que fazem com que as contas dos resultados apresentem valores inferiores aos previstos.

Contagem de inventários mal realizada, anotação de vendas com preços incorrectos, não contabilização de quebras nos produtos, elaboração de encomendas incorrectas, são alguns exemplos de erros no processo administrativo, gerados dentro da organização, principalmente por descuidos.

Estes erros na cadeia de abastecimento originam dissonâncias entre o fluxo físico de mercadoria e fluxo de informação que, por sua vez, podem resultar em diferenças no inventário por quantidades de produto incorrectas, produtos incorrectos (referência, formato, etc) e deterioração dos produtos.

As situações mais propicias a este tipo de discrepância de informação acontecem durante a preparação das encomendas, processos de entrega e recepção da mercadoria (nomeadamente quando estas se fazem directamente na loja), a gestão das devoluções e os produtos estragados.

…É MELHOR PREVENIR

Prevenir e controlar os erros na cadeia de abastecimento é a melhor solução para evitar a perda desconhecida, para tal recomenda-se uma definição eficiente dos procedimentos mais críticos, controlando sempre a sua execução e a utilização eficiente de ferramentas adequadas. Neste ponto, também os empregados devem ser alvo de acções de formação sobre a aplicação dos procedimentos estabelecidos e o correcto manuseamento das ferramentas necessárias ao bom funcionamento.

Neste sentido, a APED recomenda as melhores práticas para combater os três tipos de furto, que contribuem para reduzir as ocorrências e controlar os pontos de risco, aumentando a qualidade da informação para os fluxos administrativos e operacionais, reduzindo ocorrências nas entregas e no processo de facturação e aumentando os níveis de informação e localização dos produtos (ver caixas).

FACTORES POTENCIADORES DO FURTO INTERNO

– Necessidade e ambição do empregado;

– Nível de tolerância entre os quadros relativamente aos furtos dentro da empresa;

– Facilidade em cometer furto, que varia consoante três factores: acesso à mercadoria, tempo disponível e posição que ocupa.

PARA EVITAR OS ERROS ADMINISTRATIVOS

– Preparação de encomendas, manipulação, carga, transporte, descarga e recepção da mercadoria;

– EDI (Intercâmbio Electrónico de Dados) – Permite às companhias fazer movimentos electrónicos de documentos padrão de negócio entre empresas. De uma forma standart, podem comunicar com antecedência o conteúdo dos envios, confirmar a recepção da mercadoria e informar de possíveis ocorrências no processo de recepção, assim como qual a situação concreta das encomendas;

– Codificação EAN.UCC 128 – Este é um sistema de identificação criado para armazéns e que liga o fluxo físico de mercadorias ao fluxo de informação entre as empresas. As vantagens deste sistema passam pela automatização da gestão de armazéns (por exemplo, colocar a mercadoria em função da data de validade) e agilizar os processos de recepção de mercadoria.