Como calcular a quebra desconhecida

É um ciclo viciado. Na hora de fazer as contas, as empresas deparam-se com menos lucros do que os esperados, face ao stock em inventário. Em cinco tópicos, aprenda o primeiro e indispensável passo para combater a quebra desconhecida

Seja fruto de roubo externo, interno ou de erros de gestão, a perda desconhecida na cadeia de abastecimento tem forte impacto nas finanças das empresas. Identificar as fontes de risco e as causas da quebra é a tábua de salvação das empresas e constitui informação imprescindível para pôr em marcha um plano de ataque à principal dor de cabeça dos operadores.

Calcular a quebra desconhecida é o primeiro passo para combater este flagelo. Para levar a cabo esta tarefa tome notas destas cinco regras de ouro elaboradas a partir de uma recomendação recente da Associação Portuguesa das Empresas de Distribuição (APED).

1. Reunir informação

Para medir o alcance da quebra desconhecida, calcule a diferença de inventário, ou seja o diferencial entre o inventário teórico e o real. Utilize as seguintes fórmulas:

– Stock inicial – saídas de produtos + entradas de produto = Stock teórico

– Stock teórico – stock real = Diferença de inventário

Para extrapolar a diferença de inventário para a sua área de actividade utilize um dos dois índices:

– Percentagem do custo das quebras relativamente ao número de vendas, valorizando as quebras de produtos a preços de custo médio

– Percentagem de unidades que faltam no total das unidades vendidas

2. Tomar decisões

O cálculo da diferença de inventário vai ajudar na tomada de decisões a níveis vários:

– Revisão ou estabelecimento de novos procedimentos internos

– Adopção de medidas de segurança pontuais sobre determinados produtos, áreas da loja, entre outros

– Acções comerciais para expor o produto em locais mais seguros

Tenha em conta que as medidas de correcção são tanto mais eficientes quanto mais credível for a informação. A qualidade daquela é influenciada por:

– O nível da empresa onde a informação é obtida (loja, secção, categoria, entre outros)

– Frequência temporal do cálculo

A diferença de inventário permite ainda corrigir eventuais desvios entre o inventário teórico e a actividade real. Regra geral, as decisões são tomadas com base no inventário teórico. Se este estiver incorrecto pode conduzir a:

– Roturas de stock (os sistemas de informação acusam produto na loja embora não haja)

– Implantações deficientes (o espaço que o produto ocupa no linear é determinado pela rotação do mesmo, informação esta determinada pelo inventário teórico)

– Cadeias de abastecimento ineficientes

3. Erros mais frequentes

No cálculo da diferença de inventário há erros mais comuns:

– Enganos nos últimos movimentos a serem considerados pelo cálculo do inventário teórico. Como, por exemplo, durante a realização do inventário são feitas vendas mas os movimentos não são incluídos no inventário.

– Analisar informação incorrecta ou incompleta. Entre a documentação mais susceptível, destaca-se a que vem automaticamente das lojas: duplicação de vendas, envios incorrectos de transacções, mistura de artigos entre vários códigos, notas de entrega de armazém, facturas relativas a entrega nas lojas, devoluções de produtos, regularizações de preço, auto-consumos, entre outros.

Na realização do inventário físico, constituem fontes de risco:

– Produtos que estão localizados em mais do que um ponto da loja ou armazém, pois podem originar quebras de produto no cálculo quando na realidade esta não existe

– Produtos com vários componentes. Na falta de um componente não detectado pode acontecer que a contagem física não assuma a quebra

– Armazéns e lojas desarrumadas dificultam a contagem dos produtos

4. Melhores práticas

É recomendado calcular a diferença de inventário de acordo com a frequência proporcional ao risco de furto de cada secção, categoria ou produto. Considere:

– O que atrai mais os larápios

– A disposição dos produtos na loja: estabeleça pontos críticos

– A rotação do produto

– O seu grau de perecibilidade

– As diferenças de inventário detectadas anteriormente

Na realização do inventário, devem participar os departamentos de controlo de gestão, exploração de loja, logística e segurança. A acções de formação com os colaboradores envolvidos na realização do inventário físico são aconselháveis, para:

– Estabelecer melhores práticas, como, por exemplo, a realização de uma contagem prévia sobre a localização dos produtos, sobretudo os arrumados em diferentes locais

– Uniformizar e normalizar a metodologia da contagem e a documentação de apoio a utilizar, como sejam formulários e tabelas, entre outros

Caso não disponha de sistemas de informação, faça o inventário físico com a actividade estanque

Aumente o nível de precisão das categorias ou produtos que apresentem riscos mais elevados, por exemplo, conte fisicamente duas vezes os produtos e faça comprovações aleatórias da integridade dos bens.

5. Furto interno, externo ou erro?

Agora que já conhece o valor da quebra que a empresa sofreu, como determinar a sua origem (furto externo, interno e erros)? A única forma é reunir informação das ocorrências e tirar conclusões que permitam ponderar o peso de cada uma das três causas. As informações mais úteis são:

– Tentativas de furto detectadas

– As provas que demonstrem furto: etiquetas electrónicas encontradas na loja e etiquetas de preço violadas, entre outras

– Discrepância detectada nas encomendas

– Erros de fixação de preços

Definição

– A quebra desconhecida “consiste na parte dos lucros esperados que, de acordo com o nível de stocks nos inventários, não chegam a ser realizados”.

– A quebra desconhecida é a diferença entre os stocks teóricos, de acordo com a actividade da empresa, e os stocks reais

As três causas

– Furto externo – pessoas alheias à empresa

– Furto interno – empregados da própria empresa ou pessoas com actividades ligadas à empresa

– Erros de gestão – resultado de falhas de gestão não intencionadas, como por exemplo registo de vendas com preços errados

*Na próxima edição não perca as melhores práticas na prevenção do furto interno, externo e erros administrativos.