O regresso do caderno e da caneta

Armazenar informação escrita à mão no computador sem necessidade de digitalizar documentos já é possível. Saiba como.

A pensar naqueles que se sentem mais confortáveis a escrever em papel, a In4tolls desenvolveu uma parceria com a sueca Anoto para trazer a plataforma de escrita digital para Portugal. A possibilidade de armazenar no computador informações escritas em papel evitando o tradicional processo de digitalização. Como? Simplesmente, com um caderno e uma caneta com características especiais. As folhas, aparentemente convencionais, têm pré-impressa uma trama de pontos que funciona como sistema de coordenadas. A caneta está equipada com uma câmara que, em simultâneo, filma e decifra a localização no papel à medida em que as letras formam palavras.

A informação é descarregada no computador, directamente para a aplicação desenvolvida pela própria In4tolls, através de uma dockingstation. Este software permite criar novas páginas e fazer a gestão do caderno digital.

O caderno digital pode ser adaptado a diversas áreas de actividade. Aliás, a tecnologia tem mais força junto do sector empresarial.

Desta forma, além de melhorar o arquivo de informação e a produtividade dos amantes da caneta e papel, a tecnologia oferece outras potencialidades, como enviar e-mail e fax a partir da própria folha, que está equipada com um teclado virtual.

«A informação armazenada na caneta passa para o telemóvel e segue por GPRS para o servidor. Depois, é colocada onde o cliente solicitar. Por exemplo, temos um cliente que adoptou a solução “nota de encomenda” para a equipa de vendas. Sempre que é selado um contrato, o colaborador envia o e-mail com respectiva encomenda, que sai directamente na impressora desse cliente, optimizando este processo», explicou Luís Oliveira, director de marketing da In4tools, ao Hipersuper.

Mas, qual a vantagem desta solução face ao portátil, PDA ou Tablet PC? Luís Oliveira explica que depende da utilização (pessoal ou profissional) e dá exemplos: «O portátil não é prático para levar para reuniões, é pesado e, além disso, cria uma barreira de comunicação entre o comercial e o cliente. Quanto ao PDA, o ecrã e o teclado são pequenos pelo que a tarefa de comunicar com o interlocutor e escrever ao mesmo tempo revela-se muito complicada. O Tablet PC, por sua vez, também é pesado e a caneta não tem atrito, ou seja não desliza da mesma forma que a caneta no papel. E o ecrã continua a ser pequeno».

Nota de encomenda digital
A produto estratégico da In4tools é a nota de encomenda digital. O processo é semelhante ao envio do e-mail através da própria folha e substitui a utilização das tradicionais folhas de encomenda. O investimento numa aplicação desta natureza depende do número de utilizadores, mas Luís Oliveira adianta um orçamento para uma equipa de três comerciais. «A solução, que inclui a caneta, formulários, licenças e software, custa à volta de 3 mil euros».

Cerca de 1.500 empresas já utilizam esta tecnologia em Portugal. Os médicos, por exemplo, revelam especial apetência pelo conceito. «Foi desenvolvida a solução “Ficha de Alta” para o hospital de Portalegre. O médico vai preenchendo a ficha durante as consultas e apenas no final do dia descarrega a informação para o PC, apesar de a caneta ter capacidade para armazenar 100 formulários».

Até ao final do ano, a meta é conquistar mais 1.000 clientes, com a ajuda de um novo produto, a agenda digital, solução que faz a gestão de contactos e tarefas integradas com o Microsoft Outlook.

A In4tools conheceu a luz do dia em 1999, ano em que facturou 20 mil contos e tinha apenas 3 pessoas à frente dos seus destinos. Hoje, oito anos depois, apresenta um volume de negócios de 1,15 milhões de euros e tem 22 colaboradores. Este ano estima alcançar 1,100 milhões de facturação.

A plataforma de escrita digital foi apresentada em Las Vegas em 2002 e só agora está a dar os primeiros passos no Japão e EUA. A Anoto detém a patente, mas não desenvolve produtos. A In4tools é o parceiro da sueca em Portugal para a criação de software, a Nokia para o hardware e a nortenha Multitema para a impressão.