Metodologia 6 Sigma – Uma nova cultura empresarial

Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar os processos da sua empresa. A estatística como factor-chave do sucesso. A metodologia “6 Sigma” foi criada nos anos 80 pela Motorola com o objectivo de atingir, estatisticamente, o nível de “Zero Defeitos”, através da definição, medição, análise, melhoria e controlo dos factores críticos de sucesso do seu negócio. A Motorola afirma que nos vários projectos realizados desde 1986 a 2004, onde utilizou a metodologia “6 sigma”, poupou $17 Biliões de dólares (Fonte: www.motorola.com). Estes projectos desenvolveram-se no âmbito das vendas e marketing, desenho do produto, produção, serviços de apoio ao cliente, transacções comerciais e logística.

Sigma (letra grega minúscula ) representa, em estatística, uma medida do desvio-padrão de um processo/população. A letra s é usada para designar o desvio-padrão de uma amostra. Um empresa que tenha um nível de qualidade igual a “6 Sigma”, significa que apresenta 3,4 defeitos ou unidades defeituosas num milhão de oportunidades de erro.

As 5 fases da metodologia 6 Sigma- Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar

Na fase de definição identificam-se os problemas a resolver e os factores críticos que mais provavelmente estão na sua origem (Exemplo: “Porque não consigo cumprir os prazos de entrega?”, “Como poderei eliminar este problema?).

Nesta etapa, é elaborado um plano estratégico do projecto, por exemplo, com recurso às ferramentas de Gestão de Projectos e ao Balanced Scorecard. Esta última, propõe a divisão dos factores críticos de sucesso em quatro quadrantes da actividade da empresa (Financeiro, do Cliente, dos Processos Internos e da Inovação). Para cada factor crítico definem-se objectivos estratégicos, indicadores de medição do desempenho do projecto e das metas a atingir. Esta técnica recomenda a identificação de correlações entre os objectivos estratégicos do projecto, bem como das suas forças, fraquezas, oportunidade e ameaças.

No âmbito da gestão de projectos é fundamental planear as actividades e resultados do projecto, bem como definir responsabilidades e metodologias de acompanhamento e controlo. A matriz RAM (Responsibility Assignment Matrix) pode ser usada na gestão da equipa de projecto, relacionando o papel de cada interveniente com as funções que exerce em cada actividade.

É também importante identificar as entidades e/ou constrangimentos que podem influenciar o sucesso do projecto, nomeadamente: fornecedores (externos ou internos); variáveis de entrada, do processo e de saída e os clientes. Na ferramenta SIPOC (Suppliers Inputs Process Outputs Customer) é possível sistematizar toda esta informação.

Na fase de medição definem-se os procedimentos a adoptar para medir o impacto dos factores considerados como críticos e validam-se os métodos de medição. Através da matriz causa-efeito, relacionam-se os problemas constatados (efeitos) com as suas potenciais causas, classificando o impacto desses efeitos como alto, médio ou baixo e o nível de correlação entre o efeito e a sua provável causa. Em resultado obtém-se uma hierarquia das principais causas do problema (ou factores críticos).

Através da realização de um estudo de repetibilidade e reprodutibilidade (R&R), é possível determinar a variabilidade de um sistema de medição e verificar o funcionamento do equipamento/ método analítico e se os analistas sabem medir/classificar ou se necessitam de formação. Nesta fase, poderá ser necessário redefinir tolerâncias, rever procedimentos, calibrar ou alterar equipamentos, etc.

Na fase de análise verificam-se correlações entre os factores através de estudos de regressão; analisam-se cartas de controlo e os índices da capacidade do processo; comparam-se experiências com recurso a testes de hipóteses (será que a máquina A produz um número de defeitos estatisticamente semelhante ao da máquina B?), etc.

Na fase de melhoria planeiam-se as experiências, de modo a identificar os níveis de cada factor crítico que minimizam a função de perda de qualidade de um produto, processo ou serviço. Este estudo pode ser realizado através de uma análise de variância experimentando cada factor a dois níveis. Vejamos um exemplo “caseiro” simples: na produção de um bolo o cozinheiro seleccionou como factores críticos “a quantidade de farinha, açúcar e ovos e a temperatura do forno”. Decidiu experimentar cada factor a dois níveis (1 ou 2 canecas de farinha ou açúcar; 3 ou 4 ovos; 250 ou 280 ºC), com o objectivo de optimizar a produção do bolo de modo a cumprir “sempre” os seus requisitos de qualidade (Ex: Cor, Sabor, Dimensão).

Encontradas as respostas que resolvem de forma optimizada o problema, é agora necessário controlar os novos estados do processo, por exemplo através de um sistema de controlo estatístico.

A metodologia “6 Sigma” baseia-se em provar, com base numa análise estatística, que as decisões a adoptar são as adequadas, colocando de “lado” a intuição e a velha máxima de “eu sei de certeza que é assim” (mas será mesmo?).

Cristina Barros, Docente ESTG Leiria;

Gerente e Coordenadora da SINMETRO, Lda.