Da Estratégia à Sustentabilidade, por Eduardo Bentes (Generix)

Por Eduardo Bentes, Business Development & Channel Manager na Generix Group

As perspetivas de desenvolvimento resultantes da transformação digital são vitais para a maioria dos setores económicos. Trazem consigo novas oportunidades de negócio, conduzindo as empresas à adoção de novas tecnologias agregadas à nuvem, como os portais colaborativos, as redes sociais, as aplicações móveis, entre outras. A rapidez e a estabilidade das comunicações contribuem para uma tendência natural da comercialização de soluções em regime “software as a service” (SAAS) em alternativa aos tradicionais modelos de licenciamento.

Ao proporcionar facilmente o acesso à informação, a internet passou a ser uma ferramenta imprescindível de apoio à decisão, que auxilia quem compra na seleção de um determinado produto, serviço ou fornecedor. Além da contribuição para a globalização do negócio, esta realidade faz com que o cliente seja um elemento cada vez mais exigente, perspicaz e influente na cadeia de consumo.

A competitividade do mercado torna árdua a tarefa de materializar lucros em função da sustentabilidade e do crescimento do negócio, facto que leva as empresas a repensar e reorganizar os seus processos administrativos, comerciais e logísticos. A conjugação de boas práticas administrativas e uma logística fluída e descomplicada, contribui significativamente para a diferenciação no mercado e o aumento da capacidade de resposta das organizações. Tal passa por levar as organizações a colaborar mais e melhor entre si, o que levanta desde logo uma questão de extrema relevância: que práticas deverão as empresas adotar para melhorar e agilizar a comunicação entre si?

A utilização exclusiva de métodos de comunicação convencionais (emails, telefone, faxes e cartas) para a gestão das relações comerciais, revela-se hoje em dia insuficiente para responder às exigências de um nível de serviço que permita por exemplo, preparar, expedir e entregar um fármaco duas horas após ter sido encomendado pelo paciente no balcão de uma farmácia, ou entregar ao final da tarde um conjunto de bens alimentares, resultado de uma compra efetuada nessa mesma manhã, através de uma loja online. As tarefas manuais associadas ao lançamento e tratamento da informação em torno do ciclo de compra ou venda, penalizam a rapidez com que a informação flui entre os intervenientes no processo e determinam o nível de capacidade de resposta ao cliente. Torna-se, assim, imprescindível não só identificar os pontos que influenciam negativamente a performance e a qualidade da informação transacionada como adotar modelos que permitam automatizar eficazmente as tarefas manuais, de forma económica e tecnologicamente viável.

A fatura eletrónica é um exemplo disso. Os últimos dois anos são reveladores da crescente dinâmica de implementação de processos de desmaterialização de faturas e dos fluxos de informação a estas associadas (encomendas e avisos de expedição, entre outros), não só no setor privado, como nas empresas da administração pública. O reconhecimento do custo/benefício desta tecnologia por parte das empresas, contribui para o alargar de uma rede, em que entidades fornecedoras e clientes geram por si só o impulso necessário, para que outras entidades com quem se relacionam a possam também adotar.

Vários são os estudos que revelam reduções dos custos administrativos até 80%, em comparação com os circuitos de faturação baseados em papel. Independentemente da dimensão ou maturidade da empresa que pretende aderir, existem no mercado soluções que vão desde simples processos de desmaterialização legal de PDF, passando pelas soluções de faturação EDI, às plataformas mais completas de gestão de requisições e compras a fornecedores.
Através da automatização e agilização das tarefas administrativas, estas soluções contribuem para ganhos de eficiência na gestão de processos que, além de complexos, consomem recursos significativos às organizações.

O “papel” estratégico da desmaterialização da fatura assume extrema importância nas organizações, não só pelos aspetos atrás referidos como também no efeito que este pequeno primeiro passo se revela na forma como as empresas se relacionam entre si, numa lógica de sustentabilidade de negócio e responsabilidade ambiental.