10 dicas para uma gestão de tempo em recursos humanos mais eficaz, por José Pinote (a7TT)

Por José Pinote, CEO da a7TT*

Chegou a altura de acabar com qualquer tipo de auto-limitações ou ‘bottle neck’ que possa estar a criar consciente ou inconscientemente para não fazer o que tem para fazer, tais como “não tenho tempo suficiente para…” ou “hoje não é o melhor dia para…”.

Enquanto especialistas em recursos humanos, e sendo o nosso objectivo uma melhor gestão desta área em qualquer empresa, reunimos algumas dicas para ajudar a melhorar a gestão do seu tempo, e a ser mais produtivo. Por vezes, é apenas necessária uma melhor organização do tempo porque o resto está lá e se continuarmos todos os dias a fazer a mesma gestão, sem obtermos os resultados pretendidos, então, tal como dizia Einstein, devemos ser loucos.

E as “best practices” são:

1. Organize numa agenda todas as suas prioridades da semana, dedicando tempo aos planeamentos mentais, discussões e actividades. Isto vai ajudá-lo(a) a perceber que percentagem do seu precioso tempo está a investir em cada uma. Tal tarefa vai ser crucial para concluir o quão produtivo(a) é, ou quando está a aproveitar mal o seu tempo.

2. Qualquer actividade ou discussão importante deverá estar agendada. Listas de tarefas padecem muitas vezes do mesmo mal: são infinitas, impossíveis de trabalhar organizadamente. Por outro lado, as agendas parecem funcionar muito bem. Organize as suas ideias, discussões e actividades por nível de prioridade, quando devem começar e acabar. Depois será disciplinar-se para cumprir à risca.

3. Planeie investir 50% do seu tempo na criação de ideias, discussões e actividades que produzam maiores resultados.

4. É importante definir tempo para interrupções. Os intervalos para uma peça de fruta a meio da manhã, almoço, lanche ou tomar um café são saudáveis, espairecer ou “esticar as pernas” também. Os níveis de concentração e criatividade aumentam com o descanso e relaxamento que estes precisos momentos providenciam.

5. Aproveite os primeiros 30 minutos do resto do seu dia para organizar a agenda. Não inicie o seu dia sem ter completado o seu plano de trabalho. A parte mais importante do seu dia é esta: a que dedica a organizar a sua agenda.

6. Dedique cinco minutos antes de cada tarefa para se concentrar e definir bem que resultado quer atingir com a realização da mesma. Assim conseguirá atingir a máxima concentração e ter mais tempo para organizar o seu pensamento/discurso/acção. Por outro lado, é importante também tirar cinco minutos depois de cada tarefa para se aperceber se teve sucesso. Caso contrário, ver em que falhou e o que terá de adaptar ou mudar para a próxima vez.

7. Não hesite em colocar um sinal de “Não Incomodar” quando estiver a desenvolver uma série de tarefas de maior exigência. Caso não trabalhe numa sala só sua, mas sim em ‘open space’ com os restantes colegas, opte por uns auscultadores igualmente capazes de o abster de qualquer distração que possa vir do exterior.

8. Pratique a não resposta imediata a quem lhe pedir atenção, seja via telefone ou email, a não ser que seja deveras importante e prioritário. Lembre-se da redundância: “prioridades em primeiro lugar”. No entanto, há que ter a noção que é importante responder a todos esses telefonemas e e-mails num espaço temporal agendado para tal, como no final do dia, por exemplo.

9. As redes sociais são óptimas para gerar negócio e manter activa a rede de ‘networking’ que potencia novos contactos e ‘prospects’, mas lembre-se de usar estes meios em prol da sua actividade laboral. No fim do dia de trabalho, poderá usar e abusar das redes sociais a nível pessoal. Há que manter um nível de equilíbrio em tudo para desenvolver e usufruir de um ambiente saudável.

10. Tenha em mente que é impossível fazer tudo, há sempre alguma coisa que inevitavelmente nos escapa e, assim, que ao menos seja a menos importante. Lembre-se também que há boas probabilidades de 20% das suas ideias, discussões e actividades produzirem 80% dos seus resultados.

*A a7TT é uma empresa de trabalho temporário com várias certificações (Higiene, Saúde, Segurança e Qualidade) e valências em áreas como Gestão, Cedência de Recursos em Outsourcing e em Regime de Trabalho Temporário, e Field Marketing. Saiba mais em a7tt.pt