Generix Group assinala Dia Nacional da Sustentabilidade

Com a evolução da digitalização, a faturação eletrónica tem ganho destaque como uma alternativa eficiente e sustentável à tradicional fatura em papel. No dia em que se assinala o Dia Nacional da Sustentabilidade, a Generix Group aborda desde o conceito básico da fatura eletrónica até às suas vantagens para o ambiente e sustentabilidade dos negócios.

O que é uma fatura eletrónica?
Uma fatura eletrónica é um documento processado e transmitido de forma eletrónica, por um fornecedor aos seus clientes, através de um sistema informático ou plataforma segura de transmissão de dados e utiliza formatos específicos. Todo o processo de faturação eletrónica é realizado de forma digital, sem a necessidade de recorrer ao papel, incluindo o arquivo digital durante o prazo legal de 10 anos.

Que tipos de faturas existem?
Fatura Tradicional: As faturas em papel são geradas eletronicamente, impressas e enviadas por correio para o destinatário, o que pode resultar em atrasos na entrega e na falta de visibilidade e controlo sobre a sua receção.

Fatura Eletrónica: A Fatura Eletrónica é a versão digital da fatura tradicional, isto é, um documento representativo das transações comerciais entre um fornecedor e um comprador/vendedor. A fatura eletrónica é gerada, emitida e arquivada digitalmente. Aporta condições especiais de segurança através da utilização do certificado qualificado, para assegurar o cumprimento dos requisitos legais de origem, autenticidade, integridade e segurança.

A Fatura PDF é considerada uma Fatura Eletrónica?
As faturas trocadas por e-mail como ficheiros PDF estão um passo à frente das faturas em papel. No entanto, a partir de 1 de janeiro de 2024, não são consideradas faturas eletrónicas. Uma fatura PDF para ser legal precisará de conter uma assinatura digital qualificada para comprovar a validade e autenticidade do documento.

É obrigatório aderir à Fatura Eletrónica?
Existe legislação própria que regula esta matéria, como a Diretiva 2014/25/UE, que impõe a obrigação de faturação eletrónica nos processos de faturação com a Administração Pública.
O Decreto-Lei n.º 123/2018 (alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril), define o modelo de implementação entre Fornecedores da Administração Pública (privados e públicos) e os prazos de obrigatoriedade (Decreto-Lei n.º 54/2023, de 14 de julho):
· 1 de janeiro de 2021 – grandes empresas;
· 1 de janeiro de 2024 – micro, pequenas e médias empresas;
Para empresas que não sejam fornecedores do Estado, a adesão à fatura eletrónica é facultativa, mas numa era cada vez mais digital, representa uma enorme vantagem competitiva.

O que muda na Faturação Eletrónica em 2024?
Até 31 de dezembro de 2023, as faturas em formato PDF continuam a ser consideradas faturas eletrónicas, conforme o Despacho 8/2022/XXIII. No entanto, a partir de 1 de janeiro de 2024, as faturas em formato PDF deverão conter os seguintes requisitos para serem consideradas válidas:
· Utilização de um Certificado Digital Qualificado que requer uma assinatura digital qualificada nos termos legais ou através de um selo eletrónico qualificado

O que é o Certificado Digital Qualificado?
Um documento eletrónico seguro que funciona como uma identificação digital fidedigna paraparticulares ou entidades coletivas, e que garante o reconhecimento automático e legal de uma assinatura eletrónica em Portugal e em toda a União Europeia. Para ser considerado qualificado, o certificado digital deve ser validado por uma identidade certificada.

Como podem as empresas começar a utilizar a Fatura Eletrónica?
Quatro passos que as empresas devem ter em consideração antes de implementarem a Fatura Eletrónica:
1. Identificar as necessidades da empresa: As organizações não são todas iguais, nem têm as mesmas necessidades. É, por isso, importante olhar internamente, analisar os sistemas e procedimentos atuais, fazer o levantamento das necessidades, bem como dos vários intervenientes que têm de estar sincronizados.
2. Preparar os sistemas da empresa: Um dos aspetos que deve ser, desde logo, assegurado é que a solução de faturação eletrónica escolhida seja compatível e facilmente integrada com o ERP (sistema de gestão) da empresa. Isso será decisivo para que a transição para a fatura eletrónica seja feita de forma rápida e simples.
3. Escolher um parceiro tecnológico de confiança: Este é um ponto crucial para o sucesso da implementação. Escolher um parceiro especializado e de confiança para garantir que as faturas eletrónicas emitidas estejam em total conformidade com a legislação em vigor, com o protocolo e o modelo de transmissão adequados. Ao mesmo tempo, o parceiro tecnológico deverá apoiar na resolução de quaisquer problemas que possam ocorrer durante a implementação – nomeadamente, erros técnicos ou humanos, formação ou dificuldades de adaptação à solução.
4. Envolver os colaboradores: É fundamental envolver os colaboradores neste processo de transição da fatura em papel para a fatura eletrónica, colocando as equipas a par de todo o processo e disponibilizando a formação necessária para que a organização esteja preparada para maximizar as vantagens proporcionadas pela solução que está a implementar. O parceiro tecnológico deverá apoiar a organização também nesta etapa.

Benefícios da Fatura Eletrónica para o ambiente (e não só)
Redução do uso de papel: Ao substituir as faturas em papel por faturas eletrónicas, as empresas podem reduzir significativamente o uso de papel. Permite não só economizar árvores, mas também reduzir a demanda por madeira, o que pode levar a um menor abate de árvores.
Reduzir custos operacionais e pegada de carbono: Ao eliminar a necessidade de impressão e envio de faturas, as empresas podem economizar recursos que podem ser usados em outras iniciativas de sustentabilidade, bem como reduzir as emissões de carbono.
Economia circular: Esta abordagem está alinhada com os princípios da economia circular, na medida em que permite reduzir, reutilizar e reciclar para minimizar o desperdício.
Eficiência Operacional: Permite um maior foco no negócio ou tarefas mais relevantes para a empresa ao eliminar tarefas manuais, muito repetitivas e suscetíveis a erros.
Transparência: Maior transparência e melhoria da relação com os clientes, seja com e entre Entidades Públicas, como com todos os clientes particulares..