Como aumentar a produtividade no novo normal?

Por Margarida Monteiro, consultant retail, Michael Page
Com a evolução da pandemia, torna-se premente pensar no futuro do trabalho. Trabalhar a partir de casa, voltar ao escritório ou implementar um modelo híbrido são algumas das estratégias que as empresas estão a adotar de forma a manter a produtividade dos seus colaboradores.  A produtividade tornou-se a palavra-chave nestes últimos meses, não só porque está diretamente relacionada com o crescimento de uma empresa, mas porque é um fator chave para a retenção dos colaboradores. Aliás, um dos maiores problemas dos colaboradores em diversas áreas de negócio, é a incapacidade de serem produtivos no seu local de trabalho. O facto de desenvolverem tarefas repetitivas dificulta a sua capacidade de concentração em tarefas que contribuem diretamente para a satisfação pessoal no trabalho.  É, por este motivo, que se torna imprescindível pensar em estratégias que aumentem a produtividade e, consequentemente a satisfação/motivação dos colaboradores.

1. Melhorar o foco e a satisfação dos colabores através da movimentação física e da elaboração de atividades:

Existem várias pesquisas que mostram que a movimentação no espaço de trabalho ao longo do dia traz imensos benefícios, nomeadamente a facilidade de concentração e o aumento de produtividade. Por este motivo, algumas empresas têm procurado estratégias de forma a darem aos seus colaboradores espaços desenvolvidos para as necessidades dos colaboradores no pós-pandemia. Algumas empresas têm procurado estabelecer espaços de trabalho flexíveis, onde os colaboradores possam interagir com os colegas, nomeadamente mesas ou sofás em áreas abertas. Também espaços privados como cabines telefónicas ou salas de reuniões, têm sido pensados de forma a possibilitar a concentração, paralelamente ao movimento pelo escritório. Independentemente do tamanho da equipa, será importante encontrar uma harmonia no local de trabalho onde, por um lado as pessoas possam ter um espaço silencioso para manter o foco e, por outro, espaços abertos que permitam a interação com os demais. Esta disponibilidade física, permitirá aos colaboradores manterem o seu foco e, consequentemente, a sua produtividade.

2. Aumentar a interação dos colaboradores de forma remota:

Durante o tempo em que se trabalhou em casa, muitos colaboradores, poderão ter sentido alguma desconexão com o resto da equipa. Mesmo para aqueles que estão sempre em trabalho remoto, poderão sentir uma certa ausência quando a equipa não está toda no mesmo espaço. Isto porque as interações que acontecem nos corredores dos escritórios ou nos almoços, são difíceis de replicar de forma remota. É por isso importante criar um local de trabalho inteligente e centrado nas pessoas onde o distanciamento social possa ser possível, sem comprometer o conforto das interações dos colaboradores. Para além disso, é importante sempre salientar que existem vários benefícios em termos de produtividade na interação dos mais recentes colegas com a equipa já existente. Desta forma, é fortemente recomendado que os recéns colegas visitem e trabalhem no escritório de forma a aprender novos conhecimentos numa ótica mais informal. Nós, seres humanos, somos seres sociais e, como tal gostamos de partilhar o nosso dia-a-dia com outras pessoas. Esse bem-estar, energia e motivação que o convívio promove, irá, certamente, aumentar a produtividade e o engagement com a empresa.

3. Desenvolver um design de escritório intuitivo e com as ferramentas tecnológicas necessárias:

De acordo com uma pesquisa realizada pela Universidade da Califórnia, a cada 11 minutos, os colaboradores de uma empresa são interrompidos, sendo que só conseguem retomar as suas tarefas interrompidas após cerca de 25 minutos. É, nestes momentos, que o design intuitivo pode ajudar a enfrentar este desafio através da facilitação de realizar tarefas como a impressão de documentos, a reserva de uma sala de reunião ou o acesso a algumas plataformas internas. Esta possibilidade de descomplicar a realização destas pequenas tarefas, irá permitir que os colaboradores possam relaxar tanto em termos físicos como emocionais, de forma a economizar o seu tempo e focar nas tarefas importantes. Para além disso, um espaço de trabalho digital é essencial para os próximos tempos que se aproximam. Salas de reuniões equipadas para chamadas de vídeo para a equipa e/ou clientes, equipas tecnológicas locais para ajudar na solução de eventuais problemas que possam surgir, são algumas das soluções em que as empresas podem pensar. Desenvolver um bom e acessível local de trabalho é importante para que os colaboradores se possam sentir mais organizados e motivados, aliviando algum stress que possa advir deste fator. Par além disso, estes novos designs mais flexíveis também podem ajudar as empresas a economizar alguns gastos. A pandemia acelerou a tendência do desenvolvimento dos espaços de trabalho e, por isso, este é o melhor momento para repensar nas melhores soluções adequadas às necessidades dos colaboradores, promovendo o bem-estar e mantendo a produtividade.

Estas são algumas das estratégias que as empresas podem adotar de forma a impactar coletivamente a produtividade dos funcionários. Será sempre importante conhecer as pessoas e, consequentemente, as suas necessidades, para que as soluções sejam adequadas e promovam um sentimento de bem-estar e satisfação com a empresa.