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Retalho. Como evitar surpresas nas contas de exploração

Por a 3 de Abril de 2019 as 10:23

Miguel-Murta-CardosoPor Miguel Murta Cardoso, CEO na Compracá – Supermercados de Proximidade

Há muitas despesas e custos que entram nas contas de exploração entre a primeira linha das receitas e o resultado líquido. A título de exemplo, e sendo normalmente os mais significativos, existem os custos das mercadorias vendidas, as rendas das lojas, os salários dos funcionários, as despesas com energia e água, entre outros. São custos que normalmente estão bem identificados pelos gestores e que não causam grandes surpresas.

Por outro lado, as perdas são custos nos supermercados que, principalmente nos negócios mais informais, não são considerados ou são contabilizados de forma incorreta. As perdas podem ser definidas como a diferença entre a quantidade de produtos que foram adquiridos pela loja para venda e a quantidade de produtos já vendidos ou que se encontram em stock e serão vendidos. Existem dois tipos de perdas: as conhecidas e as desconhecidas.

Perdas conhecidas

As perdas conhecidas são as que têm a sua causa identificada. Por muito difícil que seja o trabalho de reduzir as perdas, para as conhecidas torna-se mais fácil de criar planos de ação para as minimizar, uma vez que sabemos o que as está a gerar.

  1. a) Produtos ou embalagens danificadas

Quando a condição física dos produtos sofre alterações prejudicando a sua imagem ou qualidade, a venda torna-se mais difícil ou impossível. Existem vários motivos para isso acontecer. A entrega feita pelo fornecedor pode já ter chegado à loja em mau estado, mas não houve uma conferência correta por parte da equipa de loja. O produto pode ter sido danificado na própria loja, através do manuseamento descuidado por parte dos funcionários ou por acidente. Ou até pelos próprios clientes que, quando querem ver e avaliar melhor os produtos, podem acabar por afetar a condição física dos mesmos.

A melhor forma de reduzir este tipo de perdas é através de formações para os funcionários em áreas como receção de mercadorias, reposição e manuseamento de produtos. Para produtos sensíveis, de maior valor, recomenda-se uma exposição mais protegida para reduzir os riscos de deterioração.

  1. b) Produtos fora da validade ou impróprios para consumo

Uma das grandes dificuldades da gestão de supermercados está relacionada com a gestão das encomendas e do stock. Por um lado, se a encomenda realizada for superior à procura nesse período, acabam por se registar quebras porque o produto passa da validade e é desperdiçado. Por outro lado, se a encomenda realizada é inferior à procura acabam por dar-se ruturas e as prateleiras ficam sem produto, sendo esta uma das principais causas para os clientes não voltarem a uma loja.

Há várias formas de reduzir este tipo de perdas. Mas, de forma geral, é essencial garantir a definição de um sortido na loja que corresponde ao perfil e à procura dos clientes que a frequentam. Numa fase seguinte, a exposição desses produtos nas prateleiras deve ser intuitiva e os produtos devem estar acessíveis. Por fim, havendo essa possibilidade, deve ser feito um investimento em tecnologias de gestão de stocks que consigam prever a procura por determinado produto para estabelecer qual e quando é o ponto de encomenda ótimo, minimizando o risco de quebras e de ruturas.

Perdas desconhecidas

Por outro lado, as perdas desconhecidas são aquelas em que a causa da diferença entre o inventário físico e teórico não foi apurada. Para além de não existir um conhecimento da razão pela qual o produto está em falta, tornando assim mais difícil de corrigir a situação, só se detetam essas faltas aquando da contagem física de inventário em loja. Estas sim são as grandes surpresas.

  1. a) Furtos

Uma das grandes causas de diferença de inventários quando se fazem as contagens físicas está relacionada com os roubos existentes nas lojas. Porém, ao contrário do que se possa pensar, para além dos roubos dos clientes, os roubos por parte dos funcionários podem provocar perdas bastante significativas e, por vezes, superiores aos roubos por parte dos clientes.

Neste caso, também há formas de minimizar as perdas. Em primeiro lugar, ao colocar seguranças, alarmes e sistemas de videovigilância consegue-se reduzir em grande escala a quantidade de roubos. Uma simples comunicação de placas a informar que os clientes estão a ser filmados, já reduzirá a quantidade de pessoas que se arrisca a roubar produtos da loja. Também devido aos roubos, os produtos mais valiosos e sensíveis devem estar mais protegidos. Já para reduzir os roubos por parte de funcionários, é necessário haver um maior controlo por parte da equipa de gestão. Os processos devem ser revistos e otimizados. Por exemplo, como entra e sai dinheiro da loja ou onde há mercadoria dentro da loja. Deve-se também evitar ter produtos em locais como escritórios e zonas de descanso.

  1. b) Erros de registo em sistema

Existe uma série de más práticas a nível de registos em sistema que podem levar a eventuais diferenças de inventário. Por exemplo, muitas vezes os produtos são registados incorretamente na caixa com o código do produto incorreto ou com o peso ou a quantidade diferentes da realidade. Também pode aqui haver uma verificação incorreta na receção de mercadoria e a quantidade de produtos recebidos pelo fornecedor não corresponder à quantidade registada em sistema. Outra situação pode passar pela devolução de produtos por parte dos clientes não ser inserida em sistema corretamente.

Neste caso, para se reduzirem as perdas deve-se apostar também na formação dos funcionários. É necessário garantir que respeitam e cumprem os processos e que verificam que a informação registada nas caixas registadoras e nos sistemas da loja são corretos.

  1. c) Perdas conhecidas que não são registadas

Outro tipo de perda desconhecida é a perda que na realidade é conhecida, mas não é registada quando se dá essa quebra. Assim, quando se fazem as contagens de inventários e se descobre a diferença, não existe uma justificação para essa quebra, logo torna-se desconhecida. Podem ser produtos que estão com mau aspeto e são deitados no lixo ou produtos que são utilizados como matéria-prima para outros produtos sem se registar a sua quebra. Normalmente, este último caso dá-se mais nas secções com atendimento que têm produtos preparados.

Para reduzir este tipo de perdas, recomenda-se novamente mais formação aos funcionários de modo a cumprirem com os procedimentos. Para além disso, todos os processos para registo de perdas deve ser simplificado. Muitas vezes as quebras não são registadas porque o processo para as registar são morosos e complexos.

O que esperar de um esforço para reduzir as perdas?

Quando se inicia um trabalho sobre redução de perdas num supermercado, existe a tendência para se dar um grande aumento na quantidade de perdas conhecidas e uma grande diminuição das perdas desconhecidas. Isto porque as perdas conhecidas não estavam a ser devidamente registadas. Porém, isto já é um grande passo para o futuro das perdas nessa loja, uma vez que ao se começar a identificar as causas dessas perdas, torna-se mais fácil de agir e corrigir o que está a afetar os resultados da loja.

Para se começar a baixar as perdas desconhecidas, recomenda-se começar por realizar contagens de inventários e cruzar a informação com o sistema com uma periodicidade muito curta. À medida que as perdas desconhecidas vão reduzindo, as contagens podem ser realizadas com maiores intervalos de tempo. Porém, nunca podem deixar de existir porque é a única forma de as apurar. Caso não haja possibilidade de realizar contagens em toda a loja tantas vezes, devem-se então priorizar as categorias que registem maiores perdas para se fazerem essas contagens mais vezes.

Quanto às perdas conhecidas, uma vez que sabemos qual a sua causa devemos agir tão rápido quanto possível. Neste artigo deixámos algumas dicas que podem ser bastante úteis para melhorar o desempenho das contas de exploração e evitar surpresas nas contagens de inventário. Quanto mais rápido iniciar esse trabalho, mais rápido terá resultados.

 

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