Cliente e fornecedores: como melhorar a colaboração?, por Eduardo Bentes (Generix)

Por Eduardo Bentes, Business Development & Channel Manager na Generix Group

 Diria que soa a lugar-comum afirmar que vivemos tempos de constantes mudanças e estímulos que não perdoam qualquer tipo de distração, mas a verdade é que se olharmos ao nosso redor vemo-nos num mundo totalmente conectado e inseridos num mercado competitivamente feroz, o que tem vindo a mudar consecutivamente o cenário dos negócios e a gerar novas oportunidades e desafios.
Perante esta realidade, as organizações têm-se munido de novas tecnologias e apostado na inovação como vantagem competitiva e mais uma forma de fazer frente aos eventuais dissabores, típicos de um mercado instável e, por vezes, imprevisível como o atual.
É indiscutível que assistimos a uma preponderância do digital, e aqui refiro-me também aos negócios B2B [Business to Business] que têm de se adaptar ao mercado e integrar canais digitais no seu modelo de vendas/compras. São já inúmeras as ferramentas que nos ajudam a entrar nesta nova era, onde o importante é aliar a otimização de processos à eficiência, rapidez e melhoria dos serviços prestados, em prol de clientes 100% satisfeitos.

Os Portais Colaborativos Purchase-to-Pay e Order-to-Cash são um bom exemplo disso, tratando-se de ferramentas estratégicas que visam melhorar a colaboração com os parceiros de negócio (fornecedores e clientes) e otimizar a gestão e controlo do cash flow.

A sua integração na organização permite reduzir custos, automatizar tarefas administrativas, desmaterializar circuitos de aprovação, eliminar erros de processamento de dados e, por conseguinte, melhorar a qualidade da informação, garantindo o controlo centralizado e em tempo real dos fluxos de negócio e o cumprimento das políticas internas da organização.
No entanto, antes da implementação deste tipo de projeto, é indispensável fazer um diagnóstico e avaliar o impacto que o tratamento manual dos processos de compra e venda tem nos custos operacionais da empresa. É preciso analisar processos internos e saber a quantidade de recursos alocados às tarefas e o tempo que estes consomem; identificar as maiores dificuldades com que se deparam no dia a dia; perceber se os prazos acordados com os fornecedores e clientes são efetivamente cumpridos, ou seja, há que fazer uma análise interna exaustiva para, no final, identificar as problemáticas e os pontos de ineficiência a serem melhorados.

Antes de tomar decisões, trace o cenário que tem à frente e questione-se… Será que tem uma visão deturpada do cash flow da sua empresa? Consegue controlar todas as despesas de acordo com o seu orçamento? Sente que, por vezes, a informação está dispersa? Quando ocorrem falhas, dentro dos processos internos, é capaz de as identificar e perceber a sua razão?

A verdade é que, centrados em garantir que o negócio flui, esquecemo-nos muitas vezes de parar e tentar perceber onde podemos reduzir custos, otimizar processos e rentabilizar recursos. Três aspetos essenciais não só a nível interno, mas que têm repercurssões na própria relação com os fornecedores e clientes, assim como na qualidade do serviço prestado.
Hoje em dia, as empresas geram e recebem, diariamente, uma avultada quantidade de dados. Concentrar esta informação toda numa única plataforma é a forma de garantir que nada se perde, nem se dispersa. Pensemos em duas situações específicas: a quantidade de faturas de fornecedores que as empresas têm de lançar diariamente. Muitas fazem-no de forma manual, sendo que um pequeno erro terá um grande impacto no encerramento do ciclo de compra, acarretando na maioria das vezes prejuízos significativos à empresa. Outro cenário: a entrada de pedidos/encomendas de clientes proveniente de vários canais, nomeadamente das lojas online, telefone, email ou mesmo fax. O tempo que se perde a consolidar e a registar informação em sistema, correndo o risco de lançar dados errados e que se traduz na penalização dos níveis de serviço prestado ao cliente. Adicionalmente, esta dispersão dificulta o controlo e a comunicação a ser feita ao cliente sobre o estado da encomenda, entre muitos outros aspetos.

Temos que nos capacitar que as trocas comerciais entre as empresas são um processo que requer rigor e influencia o rumo do negócio, como tal há que otimizá-lo de forma a agilizar, com eficiência e segurança, todos os procedimentos.

Documentos perdidos, dados incertos, informação dispersa, tempo gasto em tarefas rotineiras, erros humanos … a resposta a estes problemas passa, em parte, pela eliminação do papel, pela automatização de tarefas e pela centralização dos dados, promovendo a integração de processos. Como? Através do recurso a tecnologia integradora que centralize tudo numa única plataforma, fortalecendo desta forma a comunicação interna da empresa. Diria que o grande desafio aqui é conseguir centralizar toda a informação (oriunda de diversos canais) num único ambiente e geri-la, em prol da melhoria dos resultados.
Os Portais Colaborativas não são mais que ferramentas de trabalho, que permitem o controlo dos fluxos de informação e das mercadorias na empresa, contribuindo de forma clara para uma maior transparência e para o apuramento de informação estratégica de apoio à tomada de decisão. Redução de custos, eliminação de erros de processamento dos pedidos, mais fiabilidade, maior qualidade da informação, melhoria na transparência dos processos, mais eficiência, tudo vantagens competitivas que, é garantido, vão melhorar a performance do negócio e as relações com clientes e fornecedores.

Vivemos tempos de mudança… tempos de uma verdadeira “aceleração tecnológica”! Adapte, por isso, o seu modelo de negócio e ajuste a estratégia da sua empresa à procura. O mercado está mais hostil do que nunca, a concorrência mobiliza-se rápido, como tal certifique-se que tem sob controlo todos os processos da sua empresa e que está a adotar as melhores práticas.