Outsourcing melhora eficiência operacional, por Sandra Andrade (Xerox)

Por Sandra Andrade, Communications Manager da Xerox Portugal

Cada vez mais as empresas procuram nos prestadores de serviços de outsourcing quem as ajude a melhorar a sua própria rentabilidade, libertando-se assim de actividades que definitivamente não fazem parte das suas áreas de competência inata.

Nesse exercício de selecção, é particularmente importante que os gestores reconheçam as diferenças na oferta de valor de cada prestador de serviços.

Tem vindo a notar-se uma alteração de paradigma, ao nos apercebermos que as empresas já assumem o que todos os analistas de mercado há muito indicavam; que os serviços de outsourcing proporcionam efectivas melhorias de produtividade e rentabilidade operacional.

Libertar as empresas para que se concentrarem naquilo que é mais importante para o seu negócio, ao mesmo tempo que lhes permite obter flexibilidade, capacidade de diferenciação no mercado, riscos operacionais reduzidos e aumento da satisfação dos seus clientes e colaboradores, esse é o grande desafio de qualquer prestador de serviços.

Todos os indicadores nacionais e internacionais, apontam para que os serviços em outsourcing têm evoluído enquanto boa prática na melhoria do desempenho das empresas, revelando-se um excelente impulsionador para as organizações atingirem um nível de performance de excelência.

Por exemplo, quando uma empresa entrega em outsourcing alguma ou toda a área de impressão, gestão documental ou de processos de negócio, poderá alcançar economias financeiras e assim redireccionar esses recursos para iniciativas que originam um crescimento sustentável e rentável e que podem visar a melhoria substancial dos níveis de serviço aos clientes.

Na realidade são ainda poucas as organizações que se apercebem de que podem chegar a gastar até 3% das suas receitas, por exemplo, com a gestão da impressão. É por isso necessário olhar para a estrutura de custos sob uma nova perspectiva, incluindo todas as variáveis da impressão de documentos, como consumíveis, manutenção, assistência e recursos alocados a essa gestão.

E a acrescer a isto a dificuldade de controlar os custos, prende-se também com o facto de os gastos estarem muitas vezes dispersos por vários departamentos. São os chamados custos escondidos. Deste grupo fazem parte igualmente os custos com a impressão de documentos feita fora das organizações, por exemplo em centros de reprografia externos.

Hoje em dia, o outsourcing não se traduz apenas na redução de custos, pese embora seja um importante factor a ter em conta por todos os gestores em qualquer decisão. O desafio está em encontrar o equilíbrio perfeito entre a redução de custos, aumento dos resultados e manutenção do controlo operacional. Subjacente a este desafio estão objectivos de curto e médio prazo, que constituem preocupações básicas de qualquer organização que pretenda ver crescer o seu negócio de forma sustentada: a satisfação dos seus clientes e colaboradores, a responsabilidade social e ambiental e a forma como gere a informação e a comunicação interna e externa.

O desafio transforma-se em encontrar o parceiro ideal, em quem se possa confiar e ao mesmo tempo manter o controlo da organização.