O valor da customização

Porque devem as empresas seleccionar um software de gestão muito flexível e investir de forma permanente na sua customização evolutiva e de adaptação ao negócio?

Em muitas micro-empresas o software de gestão é utilizado apenas para suporte administrativo, particularmente emissão de documentos de vendas e gestão de contas correntes. É comum estas empresas recorrerem ao contabilista para estas tarefas porque não são estratégicas no negócio e por isso podem ser subcontratadas reduzindo investimento e complexidade. Por exigência da DGCI, para aceder a breves análises de compras ou vendas, consultas de stock ou controlo da caixa, algumas micro-empresas adquirem e utilizam software de gestão, que seleccionam quase sempre com base nas funcionalidades disponíveis e, principalmente, no preço. Recentemente aumentou a oferta de software de gestão SaaS (alugável e disponível por acesso à Internet) que possibilita não investir na aquisição e utilizar apenas em função da utilização.

De forma geral, a micro empresa adapta-se às capacidades do software que utiliza, porque não opera nele as condições da estratégia do seu negócio.

À medida que a empresa cresce, no entanto, passam a verificar-se progressivamente novas condições pelo que se vai cada vez mais tornando necessário:

• Condicionar o funcionamento da empresa a procedimentos específicos de negócio

• Recolher sistematicamente dados específicos do negócio em formato tratável

• Optimizar especificamente operações que envolvem emissão, lançamento ou verificação de dados

• Salvaguardar a segurança de acessos à informação específica do negócio

• Integrar a informação de vários centros de actividade do negócio

• Implementar integrações específicas com outras fontes de dados

• Reportar em tempo-real dados específicos para parceiros do negócio

• Tratar e disponibilizar um património de informação valioso para análises de gestão

Para cada uma destas condições, os requisitos específicos de cada empresa são precisamente aquilo que lhe permite aumentar a sua competitividade e manter-se no mercado.

Seja por gerir com mais eficácia as suas operações internas, prestar um melhor serviço ao cliente, manter uma estrutura de custos inferior, melhorar a negociação com os fornecedores ou delinear melhores estratégias com base em informação correcta e bem adaptada, a satisfação destas condições é que permite que a empresa se diferencie e suceda no mercado em que opera.

O software de gestão das empresas pode chegar a quase todos os colaboradores da organização, e por vezes aos clientes, fornecedores e parceiros. É possível reflectir no software de gestão, formalizar e obrigar os procedimentos necessários a estas condições específicas de cada negócio, e ainda recolher de forma adequada, segura e tratável, toda a informação necessária, pelo que é essencialmente com software de gestão que as empresas hoje se organizam, formalizam e operam.

Actualmente dispomos de softwares de gestão muito mais configuráveis que aqueles que encontrávamos há alguns anos. Esta oferta de flexibilidade que se destinava apenas às maiores empresas, hoje existe com uma relação capacidade/preço para quase todos os segmentos de mercado.

A customização (adaptação do software adquirido às necessidades específicas da empresa) é portanto acessível e imprescindível em quase todos os segmentos de mercado, e é uma das principais ferramentas de que a empresa dispõe para suceder no mercado competitivo em que se insere.

As condições de mercado mudam ao longo do tempo, e a empresa também se transforma, e por consequência os requisitos específicos que proporcionam vantagem competitiva a cada empresa também se alteram constantemente no tempo.

Customizar o software de gestão, adaptá-lo especificamente para tornar o negócio mais competitivo, não é portanto um custo a recusar ou uma tarefa única de quando se adquire o software, é antes uma das principais ferramentas da gestão estratégica ao longo de toda a vida da empresa.

A customização é também a melhor forma de aumentar o ciclo de vida do software de gestão da empresa, prestando-lhe rentabilidade, flexibilidade e continuidade.

Pedro Rêgo, Director-geral da SIDINFOR Sistemas de Gestão Lda