Como conseguiu o setor alimentar aumentar a eficiência na cadeia de valor?

Por João Correia, especialista em EDI e Business Development na Saphety

Antes de mais, convém fazer uma breve avaliação da situação nacional. É certo que a mudança é uma constante na vida das pessoas e das empresas, isto devido às alterações constantes de contexto que nos rodeiam, mas um negócio tem sempre um foco, a sua rentabilidade ou lucro e, neste ponto, a racionalização de custos é uma das variáveis que garante a majoração do lucro de uma organização.

Ao fim de dez anos a trabalhar com PME (Pequenas e Médias Empresas) nacionais, recordo-me que, de início, o tema da redução de custos era essencialmente focado em eficiências internas, as empresas olhavam para dentro de si e procuravam renegociar contratos de fornecimento, reduzir consumos de material de escritório ou aumentar a produtividade dos seus recursos. Mas as eficiências externas, onde encontramos os parceiros de negócio (fornecedores de mercadorias ou serviços), raramente eram aprofundadas.

Neste ponto, uma das soluções de grande eficiência é a desmaterialização de documentos de negócio entre parceiros. Mas raramente era adotada, ora porque os custos eram elevados ora porque um dos parceiros não estava preparado tecnologicamente.

Ao longo destes dez anos, gestores e administradores de PME foram observando várias alterações como, por exemplo, a massiva adoção de fatura eletrónica pelas grandes empresas ou a desmaterialização de documentos com a Autoridade Tributária (guias de remessa ou SAFT), enquanto os ERP (Enterprise Resource Planning) iam sendo colocados à prova, quanto à sua fiabilidade e segurança, nas interligações com as entidades externas.

Todos estes factos levaram a que, hoje, a desmaterialização de documentos de negócio (encomendas, pedidos de transporte e receção de mercadorias, entre outros) entre empresas esteja a ser adotada de forma mais transversal, no tecido empresarial português, deixando de ser um exclusivo de grandes empresas. À data de hoje temos, em Portugal, setores em que a presença de documentos de negócio em papel é sinónimo de passado.

Neste artigo irei dar enfoque à indústria alimentar portuguesa (empresas do setor agroalimentar, bebidas, pescado, produção de carne e panificação, entre outros) e perceber como é o serviço de EDI (electronic data interchange ou desmaterialização de documentos com parceiros) alterou a sua forma de se relacionar com clientes e fornecedores.

Os números do setor

A indústria alimentar portuguesa representa, em Portugal, um volume de negócios de 13 mil milhões de euros (dados do INE, Estatística da Produção Industrial – 2015) e é o setor com maior dimensão (em volume de negócios) para a economia portuguesa, com um peso de 7% do PIB nacional.

Esta indústria, nos últimos dez anos, alterou profundamente a forma de se relacionar com os seus parceiros (clientes e fornecedores), sendo que uma das alterações foi a adoção de processos assentes em EDI, processo que consiste na troca de dados (documentos de negócio) entre softwares de gestão.

O caminho trilhado por esta indústria foi, na sua maioria, o seguinte: primeiro, a desmaterialização de documentos com grandes compradores (por iniciativa do comprador) e, mais recentemente, o alargar da adoção do serviço de EDI a outros parceiros de negócio, após identificar o elevado aumento de produtividade obtido com os primeiros.

De forma prática, a constatação do aumento de produtividade é tão evidente e notória, dentro das organizações, que afeta todas as áreas de uma empresa. Como exemplo, a desmaterialização de encomendas permite, a quem recebe, maior rapidez em duas áreas distintas: departamento comercial (fiabilidade no processo de encomenda, sem erros) e departamento administrativo (redução drástica do tempo alocado à digitação de dados). De notar que quanto mais artigos tiver um documento maior é a eficiência obtida.

Na indústria alimentar, por abranger em muitos casos produtos perecíveis (panificação, agroalimentar, pescado e carne), existem situações em que o próprio fornecedor envia a sugestão de encomenda ao cliente, e fornece-o, sem necessidade de confirmação. A logística do cliente apenas tem de confirmar a receção de mercadoria do fornecedor. E, por fim, o fornecedor realiza a fatura de acordo com a receção da mercadoria recebida pelo cliente. Todo este processo sem um único papel envolvido, ou seja, totalmente assente em EDI. Realço que este modelo de desmaterialização reduz os débitos para perto de zero.

Mas voltemos um pouco atrás. Como era a relação dos parceiros de negócio com um processo tradicional de troca de documentos em papel?

Os parceiros tinham muitos recursos humanos alocados a funções que não traziam lucro às empresas (como carregamento de dados ou resolução de divergências logísticas e financeiras) e a carga administrativa era diretamente proporcional ao número de documentos trocados.

Antes da adoção de soluções de EDI, era também frequente a emissão de muitos débitos, longas disputas entre parceiros e conflitos que perduravam durante anos. Estes factos traduziam-se num risco elevado para o negócio das PME, devido ao descontrolo na sua rentabilidade.

As empresas que mantiveram o modelo de envio e receção de documentos em papel, na maioria, afastaram-se dos grandes clientes já que, regularmente, deparavam-se com os pontos negativos atrás indicados, e isso traduzia-se em prazos de pagamento acima do acordado e na consequente gestão financeira muito difícil ou até mesmo em falta de liquidez.

Voltando a 2017, nas reuniões que realizo com clientes, algumas vezes confrontos com a comparação presente e passado e, sem exceção, confirmam que o relacionamento com os parceiros melhorou de forma colossal e que voltar ao processo tradicional do papel seria o regresso a preocupações que hoje preferem nem sequer relembrar.

Recentemente, e a este propósito, um administrador comentou comigo que só o facto de ter a confirmação de que a sua fatura foi entregue ao cliente, em apenas 10 minutos após envio, o faz o dormir melhor todas as noites.

Nos últimos anos, as PME, constatando o impacto positivo da produtividade obtida com os clientes, alargaram o serviço de EDI aos seus fornecedores. Nesta busca de eficiência com os fornecedores é muito comum ambos os parceiros já utilizarem EDI. Este facto demonstra de forma inequívoca que o mercado, à data de hoje, está perto da sua maturidade neste serviço.

O estágio atual atingido pelo serviço traduz-se em custos francamente mais reduzidos e implementações mais rápidas, dado parte do esforço técnico já ter sido realizado. Outro ponto a destacar é que as preocupações dos clientes deixaram de ser a segurança, a fiabilidade ou como implementar o EDI. Passaram a ser mais objetivas, como que documentos desmaterializar ou quais os dados obrigatórios que terão de conter.

Em suma, os processos tradicionais de trocas de documentos em papel são modelos que tendem a ficar associados ao século passado. Hoje, as empresas estão todas ligadas em rede e é sobre a internet que passaram a trocar documentos de negócio e de forma integrada nos seus softwares de gestão.

As empresas, quando formam parcerias, vão além dos acordos comerciais e ações de marketing conjuntas, porque sabem que o sucesso está alicerçado na articulação e integração dos seus softwares de gestão, de forma a que questiúnculas processuais do dia-a-dia não as desfoquem do essencial.

De forma mais prosaica, e para concluir, posso afirmar que a comunicação de dados entre parceiros é um processo de tal forma determinante para a harmonia das empresas que o mesmo já não pode ser deixado nas mãos de seres humanos.